Dicter ses devis à la voix : comment ça marche

Une dictée de devis se fait en deux temps. D’abord, la transcription : l’enregistrement de votre voix devient du texte. C’est ce que fait aussi la dictée de votre téléphone quand vous écrivez un message.

Ensuite, le rangement : le texte est découpé en informations utiles. Le nom du client, la localité, puis chaque prestation avec sa quantité et son unité. C’est cette deuxième étape qui fait la différence entre une dictée de message et une dictée de devis.

Une bonne dictée ne devine pas vos prix. Elle cherche dans votre catalogue la prestation qui correspond à ce que vous avez dit, puis elle reprend le prix que vous y avez mis. Si vous dites « deux couches sur les murs, 140 mètres carrés », elle trouve votre poste de peinture des murs en deux couches et y met 140 m².

C’est pour cela qu’un catalogue propre est si important. Des intitulés clairs, sans doublons, avec les bonnes unités : la dictée vous comprend mieux, et vos devis tapés à la main aussi.

Quand la dictée n’est pas sûre, elle doit vous le dire plutôt que de choisir à votre place. Une ligne à vérifier, avec deux ou trois prestations proches, vaut mieux qu’une ligne fausse qui passe inaperçue.

Quelques habitudes simples améliorent beaucoup le résultat :

• Commencez par le client et la localité : « Chez Madame Favre à Colombier ».
• Une prestation à la fois, avec sa quantité et son unité : « plafonds deux couches, 62 mètres carrés ».
• Dites l’unité quand elle n’est pas évidente : mètres pour les plinthes, mètres carrés pour les murs, pièces pour les portes.
• Utilisez les mots de votre catalogue. Si votre poste s’appelle « lessivage », dites « lessivage » plutôt que « nettoyage ».
• Si vous voulez un prix différent pour ce devis, dites-le : « portes à 190 la pièce ».
• Parlez à votre rythme normal, sans crier. Évitez juste de dicter à côté d’une ponceuse en marche.

Les noms propres sont le point faible de toute transcription. Peseux peut devenir « peu deux », Corcelles « corps celles ». Une dictée bien conçue compare ce qu’elle a entendu avec la liste des localités de votre région et propose la plus proche, avec son numéro postal.

Pour les clients, même principe : si la personne est déjà dans votre répertoire, elle doit vous être proposée, pas créée une deuxième fois. Mais c’est vous qui confirmez. Deux Madame Rochat dans la même commune, cela existe.

Prenons une visite chez une cliente à Peseux, pour un appartement de trois pièces. Pendant que je mesure, je dicte : « Chez Madame Favre à Peseux, lessivage 180 mètres carrés, murs deux couches 140 mètres carrés, plafonds deux couches 62, cinq portes deux faces, plinthes 58 mètres. »

Quelques secondes plus tard, le devis contient la cliente et sa localité avec le numéro postal, puis cinq lignes : le lessivage au m², la peinture des murs au m², celle des plafonds au m², les portes à la pièce et les plinthes au mètre. Chaque ligne porte le prix de mon catalogue.

Si j’avais dit « peinture des boiseries » sans préciser, la ligne serait restée à vérifier, avec les postes proches à choisir : portes, encadrements, plinthes. Il ne me reste qu’à ajouter ce que la dictée ne peut pas savoir, comme le rebouchage d’une fissure au plafond du salon.

La dictée ne visite pas le chantier à votre place. Elle ne sait pas que le plafond est fissuré si vous ne le dites pas, ni que l’accès se fait par un escalier étroit au troisième étage. Les suppléments, les exclusions et les conditions restent votre travail.

Elle ne remplace pas non plus votre œil sur les quantités. Si vous dites 14 au lieu de 40, elle écrira 14.

Relisez chaque devis dicté comme vous reliriez le travail d’un apprenti. Le nom du client est-il bien écrit ? La localité est-elle la bonne ? Chaque ligne a-t-elle la bonne quantité et la bonne unité ? Les lignes signalées comme incertaines sont-elles réglées ?

Une relecture prend une ou deux minutes. Elle vous évite d’envoyer un devis faux à un client que vous voulez convaincre.

Avant d’utiliser un outil de dictée, demandez où part votre voix et ce qui est conservé. Un enregistrement de chantier contient le nom de votre client, son adresse, parfois des détails sur son logement. Vous êtes responsable de ces données.

Lisez la politique de confidentialité de l’outil. Pour vos obligations en matière de protection des données, la loi suisse (nLPD) s’applique ; votre fiduciaire ou votre association peut vous orienter.